Databehandling

1. Roller

Når du bruger KontoPilot, behandler vi personoplysninger på dine vegne som databehandler for så vidt angår dine regnskabs- og transaktionsdata. For dine egne konto- og abonnementsoplysninger er Recount ApS dataansvarlig.

2. Hvor dine data opbevares

KontoPilots applikation og database hostes på Laravel Cloud i datacenterregionen Frankfurt, Tyskland (EU). Det betyder, at dine kerne-data — herunder konto, abonnement, indlæringer og transaktionsdata — opbevares inden for EU/EØS.

Enkelte underleverandører behandler data uden for EU/EØS (se afsnit 3). Disse overførsler sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC'er) eller en anden gyldig overførselsmekanisme.

3. Underleverandører (databehandlere)

Vi anvender følgende underleverandører, der behandler data på vores vegne for at kunne levere tjenesten:

4. Integrationer du selv forbinder

Følgende regnskabssystemer er ikke vores underleverandører, men tjenester, du selv ejer og forbinder. Data udveksles med dem på din anvisning, når du godkender forbindelsen (typisk via OAuth), og din brug af dem er underlagt deres egne vilkår og privatlivspolitikker:

5. Hvilke data behandles

• Kontodata: navn, e-mail og adgangsoplysninger.
• Abonnementsdata: valgt plan og betalingsstatus (betalingskortdata håndteres alene af Stripe).
• Regnskabsdata: kontoplaner, bilag, modparter, kassekladdelinjer og bogførte posteringer fra dit forbundne regnskabssystem.
• Indlæringsdata: sammenhænge mellem modpart og konto, som tjenesten lærer af din tidligere bogføring for at forbedre fremtidige forslag. En anonymiseret og aggregeret del heraf indgår desuden i en fælles oversigt på tværs af virksomheder (se afsnit 7).
• Tekniske data: log- og driftsdata, der er nødvendige for sikkerhed og fejlfinding.

6. AI-behandling

Forslag til kontering kan genereres med hjælp fra Anthropics Claude-model. Relevante transaktionsoplysninger sendes til Anthropics API for at generere et forslag. Forslag er vejledende og bogføres ikke automatisk uden din godkendelse. Vi anvender ikke dine data til at træne tredjepartsmodeller.

7. Aggregeret indlæring på tværs af virksomheder

For at forbedre kvaliteten af konteringsforslag for alle brugere vedligeholder KontoPilot en aggregeret og anonymiseret oversigt, der knytter en normaliseret modpart (f.eks. et leverandørnavn) til en typisk kontotype på tværs af virksomheder. Denne oversigt indeholder hverken beløb, kontonumre knyttet til en bestemt virksomhed eller bruger- og virksomhedsidentitet — kun anonyme, aggregerede mønstre. Dine egne, virksomhedsspecifikke indlæringer holdes adskilt og deles aldrig med andre brugere.

8. Sikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine data, herunder kryptering under transport (HTTPS), adgangsstyring og hosting i et anerkendt EU-datacenter. Adgangstokens til forbundne regnskabssystemer opbevares sikkert og bruges alene til de formål, du har godkendt.

9. Sletning og dataportabilitet

Du kan til enhver tid anmode om indsigt, sletning eller udlevering af dine data ved at kontakte os på kontakt@kontopilot.dk. Ved sletning af din konto fjernes dine data, medmindre vi er forpligtet til at opbevare visse oplysninger efter lovgivningen.

10. Ændringer af underleverandører

Vi kan ændre eller tilføje underleverandører. Væsentlige ændringer afspejles i denne oversigt med opdateret dato. Se også vores privatlivspolitik og vilkår.